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【令和2年:2020年】個人事業主がよく使う経費仕訳:勘定科目「旅費交通費」一覧【フリーランス確定申告】

フリーランス 仕事・働き方

こんにちは、ごま吉(@Lv1gomakichi)です。

この記事では、個人事業主が経費を帳簿付けする際によく使う勘定科目「旅費交通費」を学ぶことができます。

旅費交通費は、個人事業主が最も使う項目の1つです。

説明できる根拠が揃えばしっかりと経費計上できるのでぜひ覚えて頂ければと思います。

【勘定科目:旅費交通費】JR電車代、定期代、オレンジカードの勘定科目

JR電車代、定期代、オレンジカードは「旅費交通費」として計上できます。

普段打合せや取材などで使った電車代、そして通勤のための定期代は「旅費交通費」の勘定科目を使いましょう。

仕訳例
取引先との打合せに電車を使った。電車代500円は駅でポケットマネーを使って購入した。


借方金額貸方金額
旅費交通費500事業主借500


※フリーランスの場合は、ポケットマネーからの支払いであれば仕訳は「事業主借」でOKです。

交通系ICカードの処理について(ICOCA、Suica、PiTaPaなど)

交通系のICカードを利用する際には、段階に応じて下記の処理をしましょう。

  • デポジット
    ICカードを初めて買った時に支払う(500円等の)デポジットは、ICカードを返却する際に返してもらえるお金になります。※『預け金』として処理します。
  • チャージ
    ICカードにチャージした段階では、鉄道会社に金銭を預けているだけです。切手などと同様『貯蔵品』という資産勘定を使って計上します
  • 乗車時
    利用した金額は『貯蔵品』から『旅費交通費』に振り替えします。ICカードは登録して履歴を準備しましょう。


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    【勘定科目:旅費交通費】航空券(飛行機チケット)の勘定科目

    出張時の航空券代(チケット代)も「旅費交通費」として経費計上できます。

    ※ただし、プライベートな移動と兼用している人は仕事の時間、プライベートな時間と明確に説明できるように家事按分を適用しましょう。

    仕訳例
    出張時の航空券代60,000円を、個人のクレジットカードから支払った(※ただし出張先でプライベートな時間をと50%程度設けている)


    借方金額貸方金額
    旅費交通費 30,000事業主借30,000


    ※フリーランスの場合は支払いが、ポケットマネー、個人の預金口座からの引き落とし、個人名義のクレジットカードであれば仕訳は「事業主借」でOKです。

    ※プライベートな理由も兼ねている場合は、正確に家事按分をしましょう。

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    【勘定科目:旅費交通費】ETC代(有料道路通行料)、駐車場代、ハイウエイカードの勘定科目

    業務で使うETC代(有料道路通行料)、駐車場代、ハイウエイカードは「旅費交通費」として経費計上します。

    仕訳例
    打合せ時に喫茶店で打合せをした。その際に有料駐車場にて駐車料金500円をポケットマネーから支払った。


    借方金額貸方金額
    旅費交通費 500事業主借500

    ※フリーランスの場合は支払いが、ポケットマネー、個人の預金口座からの引き落とし、個人名義のクレジットカードであれば仕訳は「事業主借」でOKです。

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    【勘定科目:旅費交通費】タクシー代、バス代の勘定科目

    タクシー代、バス代も業務での使用であれば「旅費交通費」として経費計上できます。こちらも明確に説明できるように証跡書類は残しておくことが大切です。

    仕訳例
    取引先に伺うために駅からタクシーに乗った。タクシー代金1,000円はポケットマネーから支払った。

    借方金額貸方金額
    旅費交通費 1,000事業主借1,000


    ※フリーランスの場合は支払いが、ポケットマネー、個人の預金口座からの引き落とし、個人名義のクレジットカードであれば仕訳は「事業主借」でOKです。

    ※プライベートでも兼用している場合は正確に家事按分をしましょう。

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    【勘定科目:旅費交通費】出張のための宿泊費、日当、食事代の勘定科目

    出張のために使用した宿泊費、日当、食事代も経費計上できます。こちらも勘定科目も「旅費交通費」となります。

    ※日当、食事代は計上できますが「旅費規定(社員規定)」に定めてある必要があります。税務署にきちんと説明ができるようにしておきましょう。

    仕訳例
    出張時に宿泊先で宿泊費9,000円を、自分のクレジットカードかで支払った。


    借方金額貸方金額
    旅費交通費 9,000事業主借9,000


    ※フリーランスの場合は支払いが、ポケットマネー、個人の預金口座からの引き落とし、個人名義のクレジットカードであれば仕訳は「事業主借」でOKです。


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    【勘定科目:旅費交通費】海外出張費の勘定科目

    海外に業務で出張する際は、渡航費、宿泊費など業務上必要とされるものについては経費計上できます。こちらも勘定科目は「旅費交通費」です。

    ※海外出張費は、税務調査に引っかかりやすい事柄です。仕事の内容やスケジュール、必要性などキッチリ説明できるように資料も揃えておきましょう。

    ※部分的に「観光」を楽しむ時間があれば必ず按分しましょう

    ※金額は妥当性もチェックされやすい項目です(宿泊費の額など)。使用した経費額の妥当性も説明できる資料を揃えておきましょう。

    仕訳例
    業務で海外出張が必要になったので、渡航費及び宿泊費30万円をポケットマネーから支払った(※ただし出張工程中の50%は、プライベートで観光した時間にあてた)


    借方金額貸方金額
    旅費交通費 150,000事業主借150,000


    ※フリーランスの場合は支払いが、ポケットマネー、個人の預金口座からの引き落とし、個人名義のクレジットカードであれば「事業主借」でOKです。


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    参考資料:国税庁(平成12年10月11日発表資料)

    海外渡航費の取扱いについて(平成12年10月11日、国税庁)、これは「同業者団体等が主催する海外視察等に併せて観光が行われる場合」を前提にしています。

    海外渡航費に関して、旅費として経費になる額

    海外渡航費を旅費として経理した場合、次の項目を説明する書類などを基に海外視察等の動機、参加者の役職、業務関連性などを検討する。

    (1)団体旅行の主催者、名称、旅行目的、旅行日程、参加費用の額など
    (2)参加者の氏名、役職、住所
    ※ これらを記した行程表などを保存しておくことが大切です。

    日数の区分の考え方
    観光などを伴う場合、

    • 視察などの日数
    • 観光の日数
    • 旅行日の日数
    • その他の日数

    に区分をする。これは「業務に従事した割合」がどの程度かを考えるためである。※この「業務に従事した割合」という言葉を覚えておき、読み進めてください。

    (1)日数の区分の単位
    昼間の通常の業務時間(おおむね8時間) を1.0日として、
    その状況に応じて、おおむね0.25日を1単位に計算する。
    ただし、夜間業務がある場合、下記の視察等に加算する

    (2)視察などの日数
    次のような視察で、業務上必要なものに関する日数とする。
    ・工場、店舗などの視察、見学、訪問
    ・展示会、見本市などへの参加、見学
    ・市場、流通機構などの調査研究等
    ・国際会議への出席
    ・海外セミナーへの参加
    ・同業者団体、または、関係官庁などの訪問、懇談

    (3)観光の日数
    観光の日数は、次のようなものに関する日数とする。
    ・自由行動時間での私的な外出
    ・観光に附随する簡易な見学、儀礼的な訪問
    ・ロータリークラブなどの会議で、私的な地位に基づいて出席したもの

    (4)旅行日の日数
    原則として、目的地までの往復、移動に要した日数とする。
    ただし、「視察などの日数」または「観光の日数」に含めるべき日数は
    それぞれに含める。

    (5)その他の日数
    その他の日数は、次に掲げる日数とする。
    ・土曜日、日曜日などの休日の日数
    ただし、これらの日でも仕事をした日は「視察などの日数」に含め、
    観光した日は「観光の日数」に含める。
    ・土曜日、日曜日などの休日以外ののうち、(2)~(4)の
    いずれにも区分されない休養、帰国準備などの日数

    (業務に従事した割合)
    業務に従事した割合は上記の日数に区分を基に、次の算式により計算する。
    視察などの日数 ÷(視察などの日数+観光の日数)

    (旅費として経費になる額の計算方法)
    3、旅費としての適正額に「業務に従事した割合」を考慮した割合※を掛けた金額を旅費として経費処理する。
    ※10%未満は四捨五入、以下、「旅費として経費にできる割合」という。

    ただし、下記の場合はそれぞれの取り扱いとする。


    (1)旅費として経費にできる割合が90%以上の場合、全額(適正額)を旅費として、経費にすることができる。

    (2)この割合が10%以下の場合 
    全額が旅費しては経費にならない。この視察に従業員が行った場合は、従業員に対する給与となる。

    (3)海外渡航が業務に必要で「業務に従事した割合」が50%以上の場合
    旅費を「往復の交通費」と「その他の額」とに区分し、「その他の額」×「旅費として経費にできる割合」+「往復の交通費」が旅費として経費になる額になる。

    (4)別行動をとった者などの個別事情がある場合 
    個別事情を考慮して、業務に従事した割合を計算する。

    参照元:国税庁(平成12年10月11日発表資料)

    個人事業主の確定申告については、弥生会計なら初心者でも簡単に経費をまとめることができます。こちらの記事もご参考ください▼


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